ZAMAN YÖNETİMİ



•Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır.



•Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir.

•Zaman pahalıdır.



Hafızada Kalma Oranları



İstemek, Başarmak İçin Gereklidir;

Ama Bitirmek İçin Başlamak Gereklidir.



Zaman Tuzakları


•Plânsızlık

•Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak

•Ertelemek

•Kendini gereğinden fazla işe adamak

•Acelecilik

•Kırtasiyecilik ve verimsiz okuma

•Rutin ve gereksiz işler

•Açık kapı politikası (hayır diyememek)

•Gereksiz telefonlar

•Gündemsiz ve verimsiz toplantılar

•Kararsızlık

•Yetki verememek

•Dağınık masa ve büro düzeni

•Planlama yapılmadığı takdirde, işler zamanında bitmemekte ve bunun sonucunda işleri planlamaya zaman kalmamaktadır.

•Dikkatli bir planlama iyi bir zaman yönetiminin temelidir.

•Yönetim planlama ile başlar ve en önemli aşamadır...

•Öncelikler Belirleyememek ve Sıraya Koyamamak

•Öncelikleri bilmek ve sıralamak...

•Hoşlandığımızı

•Çabuk bitecek olanı

•Kolay olanı

•Bildiğimizi

•Acele yapılanı

•Başkalarının isteğini

•Hoşlanmadığımızdan

•Uzun sürecek olandan

•Zor olandan

•Bilmediğimizden

•Önemli olandan



ERTELEMEK

•Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme;

–Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.



ACELECİLİK

•Bazı insanlar zaman baskısından hoşlanırlar. Bunlar aceleci tavır takınarak kendilerini sürekli bir şeyler yapmak zorunda hissederler.

•Bunlar “A tipi kişilik” olarak adlandırılırlar.

•Aceleci tavır zaman yönetimine ters düşer.

Kırtasiyecilik ve Verimsiz Okuma


•Çalışma masalarının üzerinde o an çalışılan konu ile ilgisi olmayan değişik şeylerin bulunması, dikkati dağıtır ve işin yavaşlamasına neden olur.

Rutin ve Gereksiz İşler


•Uzman kişinin yapacağı bir işi, konuya ilişkin bir fikri olmayan vasıfsız kişiler tarafından yapılacak hale getirilmesi rutin işlerdir.

Erteleme alışkanlığı en önemli zaman yönetimi tuzaklarından birisidir.



Gündemsiz ve Verimsiz Toplantılar•Yapılan her türlü toplantı zaman alıcıdır.

•Sorun, Gündemi belirlenmeden yapılan,

–Normal süresini aşan ve

–Amacına ulaşmayan toplantılardır.

Kararsızlık

•Kararsızlık, zaman ve para kaybına neden olduğu gibi, moralsizliğe de yol açar.

Hayır Diyememek...

•Eğer ilgilenebileceğinizden fazlasını üstlenirseniz, kaliteniz zarar görecektir



Dağınık masa

•Dağınık masa;

–Yorgunluk,

–Verimsizlik,

–Baş edememe hissi,

–Stres ve hakimiyet yoksunluğu oluşturur,

–Ayrıca yaşamınızı kısıtlar.



•Başkalarından önce kendimizi yönetmeliyiz.



•Kendimizi yönetmek zaman kontrolünün püf noktasıdır.



•Bu zaman konusunda etkili alışkanlıklar kazanmak ve bunları uygulamaktır.



•Hepimizin
haftada 168 saati var,
siz bu saatleri nasıl
değerlendiriyorsunuz?




•Zamanın yetmediğini, işimizin çok olduğunu söyler yakınıp dururuz.



•Eğer her gün fazladan iki saat verilse, ne yaparız?



Zamanı iyi kullanmanın üç yolu


•Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak.

•Yaptığınız işte daha etkin olmak.

•Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.



Zamanı İyi Değerlendirmenin Bize Kazandıracakları


•Kariyer planlaması

•Okumak

•İletişim

•Dinlenme

•Düşünme



Öncelikle olağan bir günümüzü not etmeliyiz.

•En azından her yarım saat için faaliyetlerinizi kaydedin. Detaylı olsun.

•Örneğin ziyaretçilerinizin isimlerini yazın. Süreyi ve sohbet konusunu kaydedin.

•Her faaliyet hakkında yorum yazın. Bazı şeyler her zamankinden uzun mu sürdü? Niçin? Yarıda mı bırakmak zorunda kaldınız?

•Günün sonunda harcanan zamanı toplayın ve yorumunuzu da ekleyin.

En İyi Zaman

•Kendimize bir enerji çemberi çizmeliyiz.

•Günün en iyi ve en verimli zamanını tespit etmeliyiz.



Öncelik Sırasına Koymak

•Kesinlikle yapılmalı

•Yapılmalı

•Yapılması iyi olur

Öncelikleri belirlemedeki kriterlerimiz:

•Karar

•Görecelik

•Zamanlama



Kendimizi Değerlendirelim

•Enerjimin en yüksek zamanını biliyorum.

•Günlük çalışmamı buna göre ayarladım.

•Telefon görüşmeleri

•Sorumluluklarımı kapsayan bir özet yazdım.

•Zamanımı öncelikler sırasına göre planladım.

•Gelecek üç ay için amaç listesi hazırladım.



•Uygunsuz ve gereksiz bütün işleri ortadan kaldırdım.

•Etkinliği artırmak için yollar aradım.

•Her hafta neler başarmak istediğimi planladım.

•Günlük “yapılacaklar” listesi hazırladım.

•Ani işler için zaman bıraktım.

•Her işi yapamayacağımı ve en iyi alternatifleri seçmem gerektiğini farkettim.

Plânlama

Zaman Kaybettiriciler

•Düzensizlik

•Hayır diyememek

•Geciktirme

•Beklemeler

•Aksaklıklar

•Ziyaretçiler

•Posta

•Dedikodu

•Gereksiz titizlik

•Kahve sohbetleri



Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.


•Projeler

•Anlık işler

•Kendini geliştirme

•Fikirler

•Arka plân bilgileri



Gecikmelerle Mücadele

•Bitirme tarihini belirleyin.

•İlk önce sıkıcı olan işi yapın.

•Şimdi yapın!

•Ödüllendirme sistemi kurun.

•İşleri küçük bölümlere ayırın.

•Sizi uyaracak biriyle anlaşın.

Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye•Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin.

•“Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın.

•Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın.

•Başladığınız işi bir kerede tamamlayın.

•“Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.



•Zaman Tasarrufu Sağlayan Elektronik Araçlardan Ne Kadar Yararlanıyoruz?

Planlama Kısıtlı Zamanın Stresinden Kurtulmanın Anahtarıdır.