Toplantı yapsak mı yapmasak mı?

[doğangüneş]

Toplantılar bazen tamamen bir zaman kaybı olurken kimi zamanda problemlerin çözülmesini, fikir alışverişini sağlayan, takım çalışmasını ve harekete geçmeyi arttıran etkili bir iletişim aracı olabilirler. Sonuç tamamen toplantının nasıl yönetildiğine bağlıdır.Doğru organize edilmiş ve iyi yönetilen toplantılar ister istemez verimli sonuçlar yaratacaktır. Dolayısıyla kötü yönetilen ve amaçsız, odaksız toplantılar şirketin zamanını ve parasını boşa harcamaktan başka bir işe yaramayacaktır.
Ancak insanlar gittikçe daha fazla toplantı düzenlemeye, bundan daha az zevk almaya ve gerçek işlerini yerine getirmek için daha az zamanları kaldığı için bundan sıkılmaya başladılar. UCLA (University of California, Los Angeles) ve Minnesota üniversitelerinin yaptığı bir araştırmaya göre üst düzey yöneticiler, iş içindeki zamanlarının yaklaşık yüzde 40-50’sini toplantılarda harcıyor. Araştırmalar ayrıca gösteriyor ki toplantıların yüzde 50’si verimsiz geçiyor ve toplantı süresinin yüzde 25′e varan kısmı gereksiz konular tartışılarak harcanıyor.
İş hayatında hepimiz bu iyi ve kötü toplantılardan kendimize düşen payı alıyoruz. Verimli geçen toplantılardan ne kadar kar sağlıyorsak, verimsiz toplantılar yüzünden de bir o kadar bıkkınlık ve öfke duyuyoruz. Bir toplantının başarısındaki anahtar unsurlar hazırlık ve organizasyon olsa da nasıl yönetildiği de toplantının başarısında büyük rol oynar. Egolar ve güç dışarıda tutulabilirse katılımcılar ellerindeki işlere ve önlerindeki konuya odaklanabilirler.
Tüm bunlar şu soruyu sormak için çırpınıyor: “Toplantılar gerçekten gerekli mi?” Gerçek şu ki bazen evet bazen hayır. Önemli olan ikisinin arasındaki farkı bulmak ve soruyu gerçekten anlamak.

Toplantılar gerçekten gerekli mi?
Toplum içinde yaşamanın bir gereği olarak insanlar; bilgiyi paylaşma, karar alma, plan yapma, tartışma, bir şeyler üzerine konuşma, soru sorma, farklılıkların üzerinden geçme, fikirleri karşılaştırma, dedikodu yapma ve benzeri pek çok amaçla bir araya gelme ihtiyacı içindedirler. Aileler, okullar, kulüpler, iş yerleri ve devletler ortak bir amaç için insanlar tarafından meydana gelir. Tüm bunlar gösteriyor ki toplanmak varoluşumuzun doğal fonksiyonlarından biridir.
İnsanoğlu, yaşamak için diğerleriyle bağlantı içinde olmaya ihtiyaç duyar. Pek az insan inzivaya çekilerek kendilerini başkalarından tecrit eder. Bazı zamanlar günlük yaşamın tüm sıkıntılarından ve problemlerinden kurtulmak için, herkesten uzak ve ıssız bir adaya gitmeyi hayal etmiş olabiliriz. Ancak aynı zamanda bir yere ait olma, iletişim kurma ve benzer düşünce yapısına sahip bireylerle ortak amaçlar paylaşmaya da ihtiyaç duyarız.
Gerçek şu ki bir işi tek başına gerçekleştirmek, amaçlananın aksine süreyi uzatacaktır. Başkalarıyla beraber çalıştığımızda ve kaynaklarımızı ortak bir havuzda topladığımızda işler daha verimli ve hızlı ilerleyecektir.
Toplantılar günümüzde, ev ofislerinden çalışan girişimcilerin ve bilgisayar başında saatlerce oturan çalışanları çokluğunu düşünürsek, insanların var olması için çok daha gerekli bir hale geldi. İnsanların birbiriyle iletişimi artık kritik derecede önemli. Toplantıların zaman kaybına yol açan sonsuz telefon görüşmeleri, gereksiz e-mail’ler ve kağıt yığınlarını azalttığı gerçeğinden söz etmeye gerek bile yok.
Ancak her yıl düzenlenen iş toplantılarının çokluğunu düşünürsek tüm faydalarına karşın düzenlenmesine gerek olmayan pek çok toplantı gerçekleşiyor. İşte çok puanlı uzmanlık sorusu şu: Ne zaman toplantı yapmalı, ne zaman yapmamalı?
Toplantı düzenlemek için 13 neden
Dolaylı ve dolaysız pek çok bedelin dahil düşünülürse toplantı düzenlemek, üzerinde ciddi bir şekilde düşünülmesi gereken bir konu. Bu bedellere insanların zamanı ve üreticiliğini örnek olarak verebiliriz. Dolayısıyla toplantı düzenlemek isteyen kişi öncelikle toplanmanın ne kadar gerekli olduğunu kendine sormalı.
İşte size toplantı düzenlemek için 13 ana neden:

1. Hayati bir bilgiyi paylaşmak veya talep etmek gerektiğinde,
2. Grubun bir konu üzerinde oybirliği ve fikir birliği gerektiğinde,
3. Soruları ve endişeleri cevapladığınızda,
4. Bir konu üzerinde karar veya değerlendirilme yapıldığında,
5. Bir fikrin kabulü veya desteğini istediğinizde,
6. Bir fikri, ürünü veya hizmeti satmak istediğinizde,
7. Beyin fırtınası yaptığınızda,
8. Fikirlerin farklılığını veya çatışmasını çözmek gerektiğinde,
9. Takım çalışmasını yaymak istediğinizde,
10. Bir proje için eğitim veya açıklama gerektiğinde,
11. Davranışları ve bakış açılarını değiştirmek istediğinizde,
12. Bir durum ya da konu üzerinde güvenilirlik sağlanması gerektiğinde,
13. Bir fikir, durum ya da proje hakkında bilinirlik ya da ilgi sağlamak istediğinizde.
Toplantı düzenlememek için 13 neden
Toplantılar kolayca alışkanlık haline gelebilir. Bir sonraki toplantıyı planlamadan önce yanlış nedenler yüzünden toplantı yapmadığınıza emin olun.
İşte toplantı yapmamanız için 13 neden:
1. Toplantı yapmış olmak için toplanıyorsanız – her hafta aynı saatte, aynı yerde,
2. Toplantının amacı birilerinin egosunu öne çıkarıp kendini önemli ve kontrol eden kişi olarak hissetmesini sağlamaksa,
3. Bilgi başka bir yolla iletilebilecekken toplanıyorsanız,
4. Anahtar kişiler toplantıda hazır bulunamamışsa,
5. Katılımcılar hazırlanmak için yeterli zaman bulamamışsa,
6. Kararınızı zaten vermiş ve başkalarının düşüncelerine gerek duymuyorsanız,
7. Kararınız tartışmalı bir kararsa ve bir direniş yaratacaksa,
8. Toplantının bedeli faydalarından daha fazlaysa,
9. Başka konular eldeki kararı gölgeliyorsa,
10. Toplantının konusu gizli bir bilgiye dayanıyorsa,
11. Toplantı düzenlenmediği takdirde hiçbir şey kazanılmayacak veya kaybedilmeyecekse,
12. Başka yapacak bir işiniz yoksa ve dışarıya karşı meşgul görünmek istiyorsanız,
13. Ofisten veya masanızdan uzaklaşmak için bahane arıyorsanız.
Toplantıların yerine geçecek 8 çözüm
Toplantı yapmadan önce dikkatlice düşündünüz ve toplantının gerekli olmadığına karar verdiniz. Peki fikirlerinizi, düşüncelerinizi ve önerilerinizi iletmek için bunun yerine başka ne yapabilirsiniz? İşte toplantı yerine geçecek 8 yaygın yol:
1. Telekonferans düzenleyin.
2. Bir sayfadan uzun olmayan bir not yazın.
3. Kısa bir rapor hazırlayın.
4. Bilgileri fakslayın.
5. Bilgileri e-mail’le yollayın.
6. Bilgileri şirketin intranetinde yayınlayın.
7. Bir seri haline bire bir görüşmeler ayarlayın.
8. Özellikle karşınızdaki insanı tanımak istiyorsanız, onunla bir kahvaltıda ya da öğle yemeğinde buluşun

kadınca.net

[RABİA]

Tolantı yapmak,istişare etmek,fikir alışverşinde bulunmak, olası durumları oturup değerlendirmek, sadece şirketler için değil, evde,okulde bile gereklidir diye düşünüyorum.Ama işyerleri,şirketler için toplantıların belli aralıklarla mutllaka yapılması gerekir.

[atmaca34]

evt gerekli herkonuda sormak veya soruştululmak güzel sonuç verir